In questo post cercheremo di conoscere più da vicino la struttura di uno degli strumenti di lavoro più utilizzati nel mondo professionale italiano: si tratta del foglio presenze, il foglio su cui ogni lavoratore è tenuto a registrare la sua presenza presso l’ azienda per cui lavora. 
Il foglio presenze ha infatti una serie di importanti funzioni, ed è utile, come documento di sintesi, sia al lavoratore che all’ azienda stessa.

E’ utile all’ azienda perché vi vengono registrate tutte le ore di presenza del lavoratore e serve quindi a facilitare, a fine mese, i conteggi per il calcolo dello stipendio, dei giorni di ferie e delle eventuali aspettative.

Per le stesse ragioni di conservazione e attestazione dei dati, è di fondamentale importanza anche per il lavoratore.

Per quanto riguarda poi la sua struttura, normalmente per la creazione di un foglio presenze si parte da un documento excel.

  • Nel titolo del documento saranno presenti informazioni quali il nome della società, quello del dipendente con l’ indicazione della matricola e il periodo preso in esame, cioè in genere la mensilità. 
  • Nel corpo del foglio troviamo invece tre colonne riportanti i giorni del mese, le ore e le note.

Foglio presenze mensili excel o modulo ore mensili dipendenti: tipologie

Il foglio presenze dipendenti si distingue in differenti tipologie a livello di formato, ma è bene prima di tutto analizzare le due tipologie di fogli presenze che si possono utilizzare all’interno di un’azienda:

  • Complessivo per tutti i dipendenti
  • Ad personam nominativo, dedicato ad ogni dipendente

Il complessivo è dedicato a tutti i dipendenti ed è giornaliero, formato in tal modo in quanto – in alcune realtà – si procede in maniera molto più fluida e attenta. Questo modulo è dedicato soprattutto alle aziende che hanno molti dipendenti e vogliono una gestione fluida del sistema, senza perdite di tempo. E’ formato da una colonna con nome e cognome dipendente e presenza, un foglio per ogni giorno del mese.

Il foglio presenze ad personam, invece, come dice la parola stessa è dedicato al singolo dipendente, suddiviso in giorni del mese con relativo spazio per la presenza o assenza.

Foglio presenze in excel

Il foglio presenze in excel è un’applicazione che consente di registrare ogni giorno la presenza del dipendente, nonché i giorni di ferie – malattia e permesso al fine di poter ottenere un conteggio preciso a fine mese e, di conseguenza, nel corso di tutto l’anno.

Non solo utile per l’ufficio del personale ma anche per il dipendente stesso che può verificare la sua situazione aggiornata in ogni momento desiderato. Il foglio presenze è editabile ma sarà l’ufficio preposto a decidere chi possa o meno modificare lo stesso, proprio per non creare disguidi o errori durante l’elaborazione della busta paga.

Il foglio presenze scaricabile gratuitamente si presenta generando, in automatico, il calendario dell’anno in corso con la possibilità di inserire manualmente le sigle riguardanti ferie, permessi, malattia anche con i codici personali di ogni realtà aziendale. Queste sigle, create dall’ufficio del personale, verranno ritrovate sulla tabella riepilogativa dove verranno poi effettuati i vari conteggi: è bene evidenziare che il modulo ha 3 sigle di default e standard che non possono assolutamente essere modificate, con conteggi preimpostati e non alterabili/modificabili.

E’ possile gestire inoltre più dipendenti alla volta nella medesima cartella di lavoro, copiando per il numero degli stessi presenti in azienda rinominandolo per mese oppure per nome e cognome (smaltisce così molto lavoro).

Link Per scaricare un foglio presenze in excel

Foglio presenze in word

Il foglio presenze in word è creato manualmente direttamente dall’ufficio del personale ma di norma si utilizza per riunioni oppure realtà molto meno caotiche. Nel dettaglio:

  • foglio presenze per la registrazione presenza allenamenti calcio;
  • foglio presenza per alternanza scuola lavoro;
  • foglio presenza per tirocinio oppure stage.

Il foglio presenze pdf viene salvato a fine di ogni mese per essere mandato all’ufficio preposto alle paghe al fine che non possano essere apportate delle modifiche seppur in maniera accidentale. Per prendere spunto o scaricare quello più adatto alle proprie esigenze, online è possibile visualizzare il modello di foglio presenze fac-simile in diversi formati.

Link per scaricare foglio presenze in word

Foglior presenze: conteggio ed archiviazione

L’utilizzo di questo documento è facile ed intuitivo anche se la sua archiviazione richiede un’attenzione differente ed è per questo motivo che i professionisti del settore consigliano di tenere, in parallelo, un foglio presenze mensile.

E’ importante, inoltre, che ogni foglio abbia la firma del dipendente sui giorni di presenza al fine di poter effettuare il corretto conteggio delle ore di lavoro e della relativa busta paga.

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